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Compras na administração pública: a tecnologia pode auxiliar?

Cristina Schwinden*

compras e licitações

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A falta de percepção de que estamos trabalhando em ciclos de Políticas Públicas constantemente faz com as equipes percam oportunidades únicas de pensar em melhorias nos seus processos. A inércia de manter em dia as atividades, correr atrás de prazos, se afogar em burocracias desnecessárias e pilhas de documentos, precisa ser reavaliada e repensada a fim de se inovar e melhorar a prestação de serviços. Mas como?

Quem trabalha com contratos, licitações, aquisições, já parou para pensar quais dados são utilizados como fonte para o planejamento das compras? Existe algo estruturado ou estamos à mercê de decisões sem embasamento ou de simples reprodução do que sempre foi feito?

A partir desta reflexão já se pode ter uma noção de por onde começar a agir em detrimento de inovações e melhorias.

Se sua resposta foi neste sentido – sem fundamentação – precisa agora pensar: de onde posso tirar dados para estruturar informações que permitam que minhas decisões sejam melhores?

Eis que se apresenta a tecnologia como uma possível alternativa a esta pergunta. Bora entender como!

Primeiro que atualmente os órgãos públicos são obrigados a utilizar sistemas para realizar a maioria dos processos que envolvem recursos públicos. Os Tribunais de Contas exigem esta forma de controle como uma alternativa de se obter eficiência, transparência e redução de riscos de erros. Partindo deste ponto, é salutar deduzir que provavelmente o local onde você atua já possui uma base de dados consistente para extrair algum tipo de informação. Relatórios gerenciais, extratos por períodos e demais consultas podem iniciar um trabalho de modelagem de informações úteis às decisões tomadas.

Vejamos como exemplo: para planejar a aquisição de combustível da frota para o próximo ano, tem-se o relatório de consumo do ano anterior. Fazendo os devidos ajustes (inclusões de veículos ou reduções), já é possível prever uma estimativa muito mais precisa do que a mera replicação da licitação anterior.

Um segundo exemplo estaria no planejamento de uma licitação de locação de impressoras. Para definir um quantitativo mais eficiente, não basta replicar a quantidade já executada. O ideal é obter relatórios de impressão por máquina e compreender quais estão subutilizadas e quais estão no limite de uso. Assim, com um pouco de planejamento se consegue otimizar a distribuição de máquinas para atender melhor os servidores.

Por fim, um exemplo mais avançado seria o planejamento da coleta de resíduos sólidos. A implantação de sensores durante a coleta permite compreender os bairros que mais geram resíduos e precisam de mais rotas de coleta e aqueles que não necessitam de todas as coletas programadas. Além disso, em cidades com algum tipo de sazonalidade (turismo de verão, por exemplo), é possível obter quantitativos por bairro e por período, moldando um planejamento muito mais preciso de quilometragem e pessoal para a coleta de resíduos da cidade.

Claramente exemplos não faltam. O importante é tentar fazer este tipo de reflexão a cada processo de compra iniciado. A constância desta reflexão fará com que a cultura da organização logo seja moldada para absorver cada vez mais dados. E tais dados virão do uso de tecnologia. Uma coisa retroalimenta outra e logo a organização estará focada em aplicar recursos em sistemas e hardwares que facilitem o uso eficiente de recursos públicos.

Cristina Schwinden* Graduada em Administração Pública ESAG/UDESC. Mestre em Administração UFSC. Secretária de Administração da Prefeitura Municipal de Palhoça/SC.

 

 

Foto divulgação Tempo de Política


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