Sempre que me deparo com soluções tecnológicas apresentadas por empresas para a Prefeitura, eu questiono: “Já implantaram em algum órgão público?”. E esta pergunta é simples, pois a depender da resposta você já saberá se a empresa sabe ou não lidar com a carga de burocracia que existe desde o momento do planejamento até a fase de implantação de algo novo.
Da mesma forma, as Prefeituras também enfrentam dificuldades com as próprias regras legais e formais da organização. Em qualquer oportunidade que posso, costumo explicar que só a vontade do gestor público não é suficiente para inovar, principalmente na área tecnológica.
Mas calma! Depois de muitas experiências existentes em vários outros órgãos públicos, já é possível entender e construir um guia rápido para os gestores estruturarem suas idéias e as tornarem viáveis.
- Primeiro de tudo é entender a demanda e se ela realmente existe. Como existem muitas soluções disponíveis, não podemos nos deixar levar pelo impulso sem antes entender se esta é a real necessidade do setor ou da instituição. Uma boa forma de fazer isto é perguntar: Do que precisamos? O que pode melhorar? Qual é o nosso real problema?
- Tendo estas respostas, vem o momento de refinar as possíveis soluções. Nem sempre o caminho levará a um software; questões relativas ao processo em si ou à cultura da organização podem requerer diferentes alternativas. Mas caso o caminho seja a implantação de alguma ferramenta tecnológica, mais opções se abrem e novas perguntas devem ser feitas. Tudo isso já deve ser conduzido por uma equipe definida para o projeto. Caso envolva tecnologia, é imprescindível que o setor de TI seja diretamente envolvido e conduza a maior parte das decisões.
- O que esta ferramenta precisa fazer? Vai ser necessário desenvolver algo totalmente específico para o problema? Existem soluções no mercado que atendam a necessidade? Como outras Prefeituras estão atuando neste sentido? Com estas respostas, começa a se formar o “esqueleto” do projeto que começará a ser estruturado.
- O momento de comparar as soluções inicia para levantar todos os riscos, empecilhos, vantagens, custos, tempo e o que mais for necessário. O pessoal responsável tem que identificar, para cada alternativa, os prós e contras para a continuidade do projeto. Sem esta etapa, a tomada de decisão fica sem lastro, sem embasamento e pode prejudicar tanto o projeto, quanto a visão dos órgãos de controle em relação ao que será implantado.
- Tendo o comparativo a equipe, junto à chefia, poderá tomar a decisão e iniciar a fase de projeto em si, com a especificação da solução e quais as etapas que precisam ser seguidas. Importante lembrar que é neste ponto que a idéia deixa de ser apenas algo tratado em nível de expectativas e se torna um documento formal, com prazos e responsabilidades, seguindo as melhores práticas de gestão de projetos que a organização utiliza.
A construção da especificação irá se transformar: ou em solução caseira (algo desenvolvido pela própria equipe) ou um termo de referência para a contratação. Em ambos os casos, mais dicas podem ser dadas para melhorar as chances de sucesso[i].
No entanto, a mensagem principal deste artigo é:
Planejem uma solução para uma demanda.
Não ignorem a etapa de estudo prévio e estudem as possibilidades. Preocupem-se com a solução que traga mais segurança, estabilidade e melhor custo x benefício. E principalmente: não percam a vontade de inovar, mesmo que algumas intempéries surjam no caminho.
Cristina Schwinden* Graduada em Administração Pública ESAG/UDESC. Mestre em Administração UFSC. Secretária de Administração da Prefeitura Municipal de Palhoça/SC.
[i] Acompanhem a Rede Cidade Digital para os próximos artigos que trarão boas práticas para a condução de projetos que envolvam soluções tecnológicas.
Fonte:
Rede Cidade Digital